5 zasad tworzenia skutecznej listy kategorii wydatków w budżecie domowym [+ moja własna lista]

budzet-domowy-3-1

Samo zbieranie paragonów i zapisywanie wydatków nie wystarczy do stworzenia dobrego budżetu domowego. Trzeba je jeszcze sensownie opisać.

Jak stworzyć sensowny system kategorii wydatków? Jakimi zasadami się przy tym kierować? Jakie informacje i korzyści da nam czytelna kategoryzacja wydatków? I czy tworzenie takiej listy koniecznie musi być trudne i czasochłonne?

W tym artykule postaram się jak najlepiej odpowiedzieć na te i inne pytania związane z oznaczaniem kategorii wydatków w budżecie domowym. Odpowiedzi podeprę też konkretnym przykładem – moją własną, pełną listą kategorii wydatków, której używam w Microsoft Money.

Dlaczego w ogóle kategoryzujemy wydatki?

Niby moglibyśmy wrzucać wszystkie wydatki do jednego worka. Takie rozwiązanie dałoby nam odpowiedź na najważniejsze pytanie budżetu domowego – „czy na pewno wydajemy mniej niż zarabiamy?”

Ale każda transakcja i każdy paragon zawiera w sobie jeszcze tyle innych informacji, że aż szkoda byłoby tego nie wykorzystać.

Budżet domowy opisany kategoriami wydatków pozwala na szereg działań prowadzących do lepszego zarządzania osobistymi finansami:

  • dowiadujemy się nie tylko ile pieniędzy wydajemy, ale też jak i na co
  • możemy ustalać sobie limity na konkretne kategorie wydatków, by później monitorować czy aby na pewno mieścimy się w ustalonych wcześniej kwotach
  • możemy wdrażać i śledzić plan oszczędności w poszczególnych kategoriach
  • zapewniamy sobie pełną wiedzę o strukturze wydatków naszego gospodarstwa domowego
  • widzimy, które wydatki są u nas stałe i nie do ruszenia, a z którymi możemy coś zrobić (ograniczać)
  • miesięczne podsumowanie wydatków w danych kategoriach czasem potrafi naprawdę otworzyć oczy na pewne prawidłowości i problemy w budżecie domowym („naprawdę wydałem aż tyle na fast foody w tym miesiącu!?”)

Tych wszystkich informacji nie warto tracić. Dlatego najlepiej ująć je w spójny i sensowny system kategorii wydatków.

Pierwsze kroki warto stawiać pomału

W jednym  z wcześniejszych tekstów na Metafinansach pisałem o budżecie domowym opartym na trzech głównych kategoriach – potrzebach, zachciankach i oszczędnościach.

Teraz z tej metody już nie korzystam. Mój budżet wraz z upływem kolejnych miesięcy wzbogacał się o kolejne poziomy i kategorie. Tym niemniej nadal uważam, że na początek taka metoda z trzema głównymi kategoriami nadaje się idealnie.

To fundament, na którym można budować późniejszy, „właściwy” system kategorii wydatków.

Taki prosty system nie pozwala też dojść do głosu wymówce, że prowadzenie budżetu jest zbyt skomplikowane.

Takich nielicznych kategorii łatwo się nauczyć. Gdybyśmy od początku stali przed listą na kilkadziesiąt pozycji to więcej czasu spędzalibyśmy na szukaniu i dopasowywaniu odpowiedniej kategorii do tego, co mamy na paragonie, niż na właściwej analizie naszych wydatków. Ten proces nauki kategorii zdecydowanie lepiej rozłożyć w czasie.

Z czasem, taka krótka lista przestanie Ci wystarczać. Zaczniesz tworzyć nowe kategorie dopasowane do swoich potrzeb i indywidualnego stylu życia i sytuacji finansowej. Te zmiany są jak najbardziej naturalne. Zarządzanie domowymi finansami nigdy nie jest „skończone” – to nieustannie trwający proces.

Jak tworzyć kategorie, by później wygodnie się nam pracowało z budżetem domowym?

Jakie powinny być nasze kategorie wydatków, tak aby miały one sens i dawały nam potrzebne informacje? Powinny być:

1. Celowe. Podstawową zasadą tworzenia kategorii wydatków jest to, by każda taka kategoria dawała nam informacje o obszarze budżetu, który chcemy śledzić. Przykładowo: jeżeli wiesz, że chcesz oszczędzać energię, to w swoim budżecie powinieneś ująć taką właśnie kategorię – aby widzieć, czy Twoje działania przynoszą zamierzony skutek.

2. Czytelne. Nazwij swoje kategorie tak, aby nie zastanawiać się potem co właściwie ona znaczy i jakie wydatki obejmuje.

3. Użyteczne. Łatwo ulec pokusie i próbować stworzyć od samego początku w pełni kompletną listę kategorii wydatków. Siadasz przy biurku i zaczynasz wymyślać na co można w życiu wydawać pieniądze – i z każdego takiego pomysłu tworzysz osobną kategorię. Kończy się to listą, gdzie szereg kategorii będzie niewykorzystywana.

Dokładnie tak jak pisze Wojtek w komentarzu pod wpisem o tym dlaczego w ogóle warto prowadzić domowy budżet:

komentarz-wojtek-budzet2

Nasza lista powinna zawierać tylko te kategorie, w których rzeczywiście ponosimy jakieś wydatki. Jeżeli jest jakiś typ wydatku, który ponosimy rzadko, nie chcemy i nie warto go śledzić, to może on spokojnie trafić do jakiejś pokrewnej kategorii lub po prostu do „innych”.

4. Jednoznaczne. Kategorie nie powinny „nachodzić na siebie”. Powinny być rozdzielne, bez wspólnych obszarów. W ten sposób unikniesz sytuacji, gdy z paragonem w ręku będziesz zastanawiać się, czy przypisać dany wydatek do kategorii A czy B. Są tu jednak pewne wyjątki – o nich poniżej.

5. Wyczerpujące. Wydatki we wszystkich Twoich kategoriach powinny ostatecznie sumować się do 100% wydatków w danym miesiącu. To najczęściej powoduje konieczność stworzenia także kategorii „inne”, w której lądować będą wszystkie te zakupy, których nie da się przypisać nigdzie indziej.

Jeszcze jedna prośba ode mnie zanim przejdziemy do właściwej listy wydatków. Jeżeli to, co tu czytasz, jest dla Ciebie przydatne i pomaga Ci w jakiś sposób, to bardzo proszę podziel się tym wpisem ze swoimi znajomymi. Wspólnie promujmy ideę oszczędzania :). Możesz to zrobić klikając przycisk „lubię to”, który lata gdzieś tu obok po lewej stronie. Dzięki!

budzet-domowy-3-2

Przykład z życia: mój obecny system kategorii wydatków

Ok. No to przejdźmy w końcu do praktyki i zobaczmy jak te wszystkie zasady opisane powyżej i w poprzednich wpisach z tej serii wyglądają w prawdziwym życiu.

Czy to system idealny? Pewnie nie. Na pewno będę wprowadzał w nim jeszcze liczne zmiany. Ale póki co sprawdza się u mnie.

Swoją listę kategorii pokazuję tutaj jako przykład i przede wszystkim jako ilustrację procesu myślowego, który stał za tworzeniem poszczególnych kategorii. Możesz wzorować się na tych kategoriach, ale absolutnie nie musisz. Jestem jak najdalej od twierdzenia, że ta lista sprawdzi się w każdym przypadku. Budżet domowy i związana z nim lista kategorii wydatków to kwestia w całkowicie uzależniona od indywidualnej sytuacji. Zachęcam więc, by patrzeć na tę moją krytycznym okiem.

Moja lista ma dwa poziomy (na taki układ pozwala Microsoft Money) – kategorie główne i podkategorie.

Działalność gospodarcza

Tu wrzucam wszystkie wydatki, które ponoszę w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej. Bez podatków – te mają swoją osobną kategorię.

  • Domena/hosting: czyli wydatki związane przede wszystkim z utrzymaniem tego bloga.
  • Księgowość: miesięczne opłaty za usługi księgowe.
  • Reklama: wydatki związane z reklamowaniem bloga.

Inwestycje

  • Akcje/fundusze – strata: tutaj notuję straty w swoich inwestycjach w stosunku do poprzedniego miesiąca. Biorę pod uwagę wyceny jednostek uczestnictwa i akcji z pierwszego dnia każdego miesiąca. To znaczy, że nie czekam z notowaniem straty do momentu odwrócenia transakcji. Pozwala mi to śledzić swoje wyniki na bieżąco.Tę podkategorię najprawdopodobniej rozbiję, by osobno notować straty w funduszach i osobno straty na akcjach.

Jedzenie i napoje

W tym miejscu lądują wszelkie zakupy spożywcze i wszystkie posiłki i kawy na mieście.

  • W domu: tu notuję swoje wydatki na jedzenie w domu.
  • Na mieście: a tu wszelkie wizyty w restauracjach i kawiarniach.
  • W pracy: jeżeli kupuję sobie jedzenie do pracy, to taki wydatek też zapisuję w osobnej kategorii.
  • Fast food: powyżej pisałem, że kategorie powinny być jednoznaczne, rozłączne i lepiej by nie miały punktów wspólnych z innymi. I że są wyjątki. No to to jest właśnie ten wyjątek. Fast food niby można zapisać jako „jedzenie na mieście” lub nawet jako „jedzenie w domu” – jeżeli zamawiamy dostawę do domu.Tylko tutaj akurat zależy mi na tym, by wyszczególnić wydatki na wszelkie niezdrowe jedzenie. Czyli wszystkie McDonaldy, KFC, pizze i inne „śmieciowe jedzenie” mają swoją osobną kategorię. Zależy mi na monitorowaniu wydatków konkretnie na fast foody, bo wydawanie pieniędzy na tego typu jedzenie to zwyczaj, którego muszę się pozbyć. No i motywację ku temu mam tak silną, że mam na to osobną kategorię w budżecie :).Zastanawiam się, czy w podobny sposób nie powinienem wyodrębnić słodyczy. To też jest coś, co powinienem ograniczać ;).

Łączność

Wszelkie abonamenty związane z tym, aby być online.

  • Internet: abonament za łącze internetowe.
  • Telefon: abonament komórkowy.
  • Office 365: abonament za pakiet Office.

Mieszkanie

Wszystkie wydatki, które ponoszę w związku z użytkowaniem mieszkania.

  • Czynsz spółdzielni: w ramach tej jednej miesięcznej opłaty zawierają się koszty administracyjne, utrzymania czystości klatek, wywozu śmieci, a także opłaty za ciepło i wodę.
  • Energia: rachunki za prąd.
  • Gaz: rachunki za gaz.
  • Utrzymanie mieszkania: tu wrzucam wszystkie koszty związane z zakupem chemii gospodarczej i inne drobne eksploatacyjne rzeczy (np. żarówki).
  • Wynajem: miesięczny koszt wynajmu mieszkania.

Odzież

Wydatki na odzież „cywilną” (czyli nierowerową/niesportową :) )

  • Buty
  • Ubrania

Opłaty i prowizje bankowe

Póki co notuję to jako jedną główną kategorię, ale rozważam zrobienie z tego podkategorii i przeniesienie jej pod dużą kategorię „Inne”.

Wcześniej myślałem, że będę sobie tu osobno notował opłaty za przelewy, za prowadzenie konta czy za karty – ale sumarycznie te kwoty w miesięcznym ujęciu wychodzą tak małe, że nie ma sensu tego rozbijać.

Podatki

Jako, że prowadzę działalność gospodarczą, to co miesiąc mam do zapłaty szereg podatków. Przychody mam też do pewnego stopnia nieregularne, więc z miesiąca na miesiąc te kwoty różnie się tu układają.

Podatki śledzę osobno poza kosztami prowadzenia działalności gospodarczej, tak aby w jednym miejscu mieć informację o tym jakie kwoty przekazuję państwu. Dodatkowo, wchodzą tu nie tylko podatki z firmy, ale też moje osobiste PIT-y.

  • PIT
  • VAT
  • ZUS
  • Opłaty urzędowe: jeżeli muszę ponieść jakąś opłatę na rzecz urzędu, to też wrzucam ją tutaj.

Podróże

Na wakacje i urlopy wyjeżdżam rzadko, ale gdy już wyjeżdżam, to wszystkie wydatki związane z nimi notuję w osobnej kategorii głównej. Tu lądują tylko wydatki związane z podróżami „wypoczynkowymi”. Podróże służbowe notuję w „normalnych” kategoriach.

  • Atrakcje: opłaty za wstęp do muzeów, parków rozrywki i wszystkich innych atrakcji tego typu.
  • Jedzenie i napoje: na wakacjach też trzeba jeść :).
  • Transport: wszystkie koszty transportu związane z danym wyjazdem, czyli zarówno koszt dojazdu do miejsca docelowego i powrotu, jak i wszystkie lokalne podróże na miejscu.
  • Zakwaterowanie: koszty wynajmu pokoju/lokalu na miejscu.

Rower

Rower to po samochodzie mój drugi główny środek transportu. Zdecydowanie zasługuje na swoją „dużą” kategorię wydatków :).

  • Odzież rowerowa: raczej nie jeżdżę na rowerze w „cywilnych” ciuchach, więc co jakiś czas muszę kupować specjalistyczną odzież. Poza tym nagminnie gubię okulary rowerowe, więc tego typu wydatek pojawia się tu cyklicznie.
  • Pielęgnacja roweru: wszelkie smary, jak również środki do mycia i pielęgnacji roweru.
  • Przeglądy: koszty corocznych przeglądów, ale także zakupy części zamiennych, jeżeli takie są konieczne.

Nie ma tu kategorii „akcesoria” – tych mam komplet i rzadko pojawia się konieczność dokupienia czegoś ekstra (najwyżej co jakiś czas nowa dętka). Tu ma zastosowanie zasada użyteczności, o której pisałem wcześniej – jeżeli jakiś wydatek pojawia się bardzo rzadko, to nie tworzę mu nowej kategorii.

Rozrywka

Czyli wszelkie większe i mniejsze przyjemności :).

  • Alkohol: ten wydatek zasłużył na swoją własną kategorię, odrębną od na przykład zakupów spożywczych czy jedzenia/napojów na mieście. Jestem ciekaw ile wydaję właśnie konkretnie na alkohol.
  • Gry: wszelkie wydatki związane z grami komputerowymi.
  • Kino / teatr: bilety do kina i teatru. Dwie rzeczy ujęte w jednej kategorii. Cóż, musiałem się uczciwie przyznać przed sobą, że do teatru chodzę na tyle rzadko, że ten nie zasługuje na osobny byt w moim budżecie domowym.
  • Koncerty / imprezy: bilety wstępu na koncerty i imprezy muzyczne. To w zasadzie mój główny i największy wydatek w kategorii „rozrywka”. Na 2015 rok obiecałem sobie ograniczyć się tylko do najważniejszych wydarzeń, więc tej podkategorii będę przyglądał się ze szczególną uwagą. Największy wydatek pojawi się tu w styczniu, zaś w kolejnych miesiącach powinno być już zdecydowanie spokojniej.
  • Książki / prasa: książki, ebooki, audiobooki i okazjonalnie jakieś czasopisma.
  • Spotify: miesięczny abonament za streaming muzyki.

Samochód

Wydatki na główny środek transportu.

  • Myjnia
  • Paliwo
  • Parkowanie
  • Przeglądy i mechanika
  • Ubezpieczenie AC
  • Ubezpieczenie OC: roczne składki ubezpieczeń, notowane osobno (z ciekawości).
  • Inne eksploatacyjne: płyn do spryskiwaczy i wszystkie inne środki chemiczne i drobne uzupełnienia materiałów eksploatacyjnych związanych z użytkowaniem samochodu.

Transport publiczny

Wszelkie inne środki transportu, które nie są moim samochodem ani rowerem.

  • Autokar / bus: przede wszystkim Polski Bus oraz Modlinbus (przy podróżach samolotem do Warszawy).
  • PKP: ta kategoria wciąż czeka na zanotowanie pierwszego biletu na Pendolino ;).
  • Rower miejski: w Sopocie mamy system roweru miejskiego, z którego czasem korzystam.
  • Samolot
  • SKM/ZKM: poruszanie się środkami transportu zbiorowego po Trójmieście (przede wszystkim) oraz w innych miastach (zdecydowanie rzadziej).
  • Taksówki

Zdrowie i higiena

  • Akcesoria: szczoteczki do zębów i inne tego typu rzeczy.
  • Dentysta
  • Fryzjer
  • Imprezy sportowe: przede wszystkim wpisowe za udział w biegach ulicznych. Tu zastanawiałem się, czy bardziej jest to dla mnie rozrywka czy dbanie o zdrowie. Ostatecznie zadecydowałem, że jednak to drugie.
  • Kosmetyki
  • Leki

Inne

To miejsce na podkategorie, które nie pasowały mi do żadnych innych kategorii głównych. Tu także lądują wydatki, na które nie mam pomysłu jak je w ogóle sklasyfikować.

  • Dobroczynność: wydatki na rzecz fundacji i organizacji pożytku publicznego.
  • Prezenty: prezenty dla rodziny i znajomych.
  • Inne: wszystkie inne wydatki, które nie trafiły do żadnej innej kategorii w całym moim budżecie domowym.

P1520761

Wnioski?

Tak wygląda moja lista na dzisiaj.

Dzięki niej mogę w prosty sposób podsumować sobie na przykład wydatki na rower i samochód. Co więcej, jako że notuję sobie kilometry przejechane samochodem, jak i dystans każdej mojej podróży rowerowej, to mogę sobie zrobić nawet zestawienie kosztów i kilometrów :). Mogę śledzić swoje wydatki na jedzenie i monitorować, jak wiele pieniędzy przeznaczam na „śmieciowe jedzenie”. A wydatki w tej kategorii mogę przyłożyć do pomiarów swojej wagi i tkanki tłuszczowej (nie żeby miało to jakiś większy sens – ale dla samej frajdy z zabawy z różnymi danymi – czemu nie ;) ).

W tworzeniu swojej listy staram się trzymać wszystkich opisanych powyżej zasad – chcę, by moje kategorie były jednoznaczne, konkretne, czytelne i wyczerpujące. Ale to nie są zasady wyryte w kamieniu – i tam, gdzie jest to sensowne, uzasadnione i celowe, warto te zasady łamać. Ja łamię swoje zasady na przykład wyodrębniając w jedzeniu „fast food”, czy też łącząc niektóre rozłączne kategorie wydatków w jedną (np. książki + prasa). Ale dla mnie ma to sens.

No i już samo przygotowywanie tego tekstu było dla mnie nauką i wskazówką, że gdzieniegdzie warto wprowadzić pewne zmiany (np. rozdzielić straty z akcji i z funduszy, tak aby nie łapać tego w jednej wspólnej kategorii). Tworzenie swojego własnego systemu to nieustający proces, który cały czas czegoś nas uczy. Nie warto dawać się przyzwyczajeniu i poprzestawać na tym, co już raz stworzyliśmy. Od czasu do czasu pewne zmiany są konieczne.

To tylko kilka przykładowych wniosków, które mogę wyciągnąć ze swojego domowego budżetu. Konkretne wnioski i analizy przedstawię w przyszłych wpisach w tym cyklu.

Cały czas jestem w trakcie tworzenia swojej listy kategorii i przenoszenia się z Excela do Microsoft Money. Bardzo możliwe więc, że pewnych elementów może brakować. Mam jednak nadzieję, że moja lista będzie dla Ciebie ciekawym przykładem i dobrym punktem wyjścia do stworzenia własnego systemu kategorii wydatków w budżecie domowym.

No to mi wyszło 15 „dużych” kategorii, a w nich aż 57 podkategorii. Sporo tego :) – dopiero pisząc ten tekst zdałem sobie z tego sprawę! A ile typów wydatków ma Twoja lista? Napisz proszę w komentarzu poniżej – dzięki!

Opublikowano [post_date]// Fot. doegox, dhammza, amsfrank.

Podobał Ci się ten artykuł? Bądź na bieżąco z nowościami na blogu