Budżet domowy – gdzie go prowadzić? Przegląd narzędzi i aplikacji

budzet-domowy-2-1

Budżet domowy w Kontomierzu, Excelu i Microsoft Money. Plusy, minusy i przykłady zastosowań.

Swój budżet prowadzę nieprzerwanie od 2010 roku (z wcześniejszymi, jeszcze nieusystematyzowanymi próbami w 2009 i 2008). Przez ten czas najdłużej korzystałem z Excela, często z Kontomierza, a ostatnio – z Microsoft Money. Każda z tych aplikacji oferuje co innego i skierowane są do użytkowników o różnych wymaganiach.

W tym artykule przedstawiam te trzy narzędzia – co oferują, jakie korzyści można dzięki nim uzyskać, ale też jakie mają ograniczenia. Dzięki temu będziecie mogli wybrać rozwiązanie, które najlepiej sprawdzi się w Waszej indywidualnej sytuacji.

Kontomierz.pl

Kontomierz to aplikacja webowa wraz z kompletem aplikacji mobilnych (Android, iOS, Windows Phone), która służy do prowadzenia budżetu domowego. To najlepszy sposób na to, aby właściwie z marszu i od razu zacząć prowadzić swój budżet, zapisywać wydatki i planować limity w poszczególnych kategoriach zakupów.

Na czym polega zasada działania Kontomierza? Program loguje się w imieniu użytkownika do banku (lub banków – zaletą aplikacji jest, że pozwala obsługiwać wiele kont bankowych jednocześnie), pobiera listę transakcji z kont i kart i automatyczne przypisuje je do wybranych kategorii dochodów i wydatków.

Bezpieczeństwo danych

I to może być pierwszą „barierą wejścia” jeżeli chodzi o Kontomierz. Trzeba w aplikacji podać swoje dane logowania do systemu transakcyjnego. Naturalnym jest, że gdy w grę wchodzą tak wrażliwe dane, to priorytetem dla twórców serwisu jest bezpieczeństwo.

Tak naprawdę Kontomierz nie zna i nie przechowuje loginów i haseł bankowych. Działa to w ten sposób, że dane logowania do banku podajesz w aplikacji uruchamianej lokalnie na Twoim komputerze (za pośrednictwem apletu Java, bez konieczności instalacji). Aplikacja wówczas łączy się z bankiem, pobiera historię transakcji, wylogowuje się z banku i dopiero wtedy przesyła dane o transakcjach na serwer Kontomierza.

Mnie to przekonało i osobiście nie boję się korzystać z Kontomierza w ten sposób. Ale jednocześnie rozumiem, że dla niektórych podane swoich danych logowania do banku jakiejkolwiek zewnętrznej aplikacji może być granicą nie do przekroczenia.

Możliwości

Gdy już zaimportujemy swoje dane do aplikacji, to pojawią się one w historii transakcji. Program automatycznie przypisze dane wydatki do odpowiednich kategorii – na podstawie danych płatnika (np. domyśli się, że jeżeli kupowaliśmy coś na Orelnie, to najprawdopodobniej chodzi o paliwo):

budzet-domowy-2-2

Te przypisane kategorie można oczywiście zmieniać według własnego uznania. Co więcej, jeżeli konsekwentnie zmieniamy kategorię wydatku przy danym płatniku, to z czasem automat nauczy się naszych zwyczajów i sam będzie proponował właśnie tę najczęściej stosowaną przez nas kategorię.

Co z tymi zapisanymi transakcjami możemy zrobić? Przede wszystkim możemy śledzić w ujęciu miesięcznym nasze wydatki w danych kategoriach.

Możemy też ustalać miesięczne budżety – limity wydatków w poszczególnych segmentach. Aplikacja ostrzeże nas, gdy zauważy, że w danej kategorii wydajemy pieniądze w takim tempie, że na pewno przekroczymy limit zanim skończy się miesiąc. Dzięki temu możemy na bieżąco reagować i regulować swój budżet.

Wszystko jest fajnie i czytelnie zaprezentowane – w postaci zestawień tabelarycznych i wykresów.

budzet-domowy-2-3

Kontomierz oferuje jeszcze mnóstwo innych możliwości ponad proste prowadzenie budżetu: śledzenie własnej historii majątku, planowanie przepływów pieniężnych w domowym budżecie, a także śledzenie wyników funduszy i zwrotów z lokat oraz porównywarkę lokat i kont bankowych. Z tymi wszystkimi opcjami możecie zapoznać się na stronie aplikacji.

Ograniczenia

Kontomierz ma też szereg ograniczeń. Są one jak najbardziej do przeskoczenia, ale mimo to chcę Wam je przedstawić, tak aby zaprezentować tu możliwie pełny obraz aplikacji.

Kontomierz to przede wszystkim aplikacja webowa. Ze wszystkimi dobrodziejstwami i ograniczeniami tego rozwiązania. Zaletą tego rozwiązania jest chociażby to, że możemy zalogować się do aplikacji z dowolnego komputera i wszędzie będziemy widzieć te same dane o naszych transakcjach (ale oczywiście nie dane logowania do banków – te są przechowywane wyłącznie lokalnie). Wadą jest tu natomiast konieczność połączenia z internetem. Offline nic nie zrobimy.

Aplikacja opiera swoje algorytmy automatycznej kategoryzacji wydatków na tym, kto przy danej transakcji jest zapisany jako odbiorca płatności. Więc przede wszystkim polega na transakcjach kartowych. Te w bankowej historii zapisują się z przynajmniej częściową nazwą miejsca, w którym transakcja została dokonana. Jeżeli płacisz przede wszystkim gotówką, to użyteczność Kontomierza będzie dla Ciebie znacznie ograniczona, a większość swoich transakcji będziesz musiał zapisywać ręcznie.

Kontomierz współpracuje z wieloma bankami w Polsce, ale niestety nie ze wszystkimi. Na dzisiaj automatyczny import obsługiwany jest w następujących bankach: Alior Bank, BPH, BOŚ Bank, BNP Paribas, BZWBK, Citibank, Deutsche Bank, Getin, Idea Bank, ING Bank, Inteligo, mBank, Millennium, Meritum Bank, MultiBank, Open Finance, Pekao SA, PKO BP, Pocztowy, Raiffeisen Polbank.

Jeżeli Twojego banku nie ma na tej liście, to znów – użyteczność tej aplikacji będzie dla Ciebie ograniczona.

Tym niemniej, mając świadomość tych ograniczeń mogę jak najbardziej polecić korzystanie z Kontomierza.

Dla pełnej jawności dodam jeszcze, że od 2010 roku jestem związany stałą współpracą z tym serwisem. Ale nawet gdybyśmy dziś nie pracowali razem, to i tak nadal uważałbym, że to jedna z najlepszych – jeżeli nie najlepsza – online’owa aplikacja do zarządzania domowymi finansami.

Microsoft Excel

budzet-domowy-2-4

A co jeżeli nie chcesz podawać swoich danych zewnętrznej aplikacji? Lub gdy po prostu uznajesz, że schemat zarządzania domowymi finansami zaproponowany przez Kontomierz jednak nie do końca Ci odpowiada?

Swoją uwagę możesz zwrócić w stronę ręcznego notowania wydatków. Czy to w zeszycie, czy to w arkuszu kalkulacyjnym. Nie masz pakietu Office? Żaden problem – Microsoft za darmo udostępnia pakiet Office Online – wraz z Excelem. Ta darmowa wersja arkusza kalkulacyjnego zupełnie wystarczy na potrzeby prowadzenia domowego budżetu. Posiada też kilka gotowych szablonów budżetów, z których możesz zacząć korzystać praktycznie od zaraz.

budzet-domowy-2-8

Przyznam, że nawet korzystając z dobrodziejstw tych wszystkich automatyzmów w Kontomierzu, to i tak lubiłem ręcznie zapisywać każdy wydatek. Być może takie powielanie pracy to nie był najefektywniejszy sposób na wykorzystanie własnego czasu, ale takie rozwiązanie dawało mi coś ważnego: poczucie kontroli.

Gdy rzeczy dzieją się automatycznie bardzo łatwo przestać zwracać na nie uwagę. Jednak wzięcie paragonu do ręki i samodzielne wpisanie kwoty w arkusz ma w sobie to coś :). To tak jak z płaceniem kartą i gotówką. Przy karcie nie widzimy od razu jak pieniądze uciekają nam z konta – dopiero później możemy zajrzeć do zbiorczego zestawienia. Przy gotówce widzimy i czujemy każdy najdrobniejszy wydatek.

budzet-domowy-2-5Wydatki w Excelu notowałem przez kilka lat. Każdy miesiąc w osobnym arkuszu. Arkusze miałem przygotowane według własnego szablonu: w podziale na makro-kategorie (potrzeby, zachcianki, oszczędności) i najważniejsze subkategorie.

Problem w tym, że ten układ strasznie źle się skalował. Z każdym miesiącem przybywał kolejny arkusz, a gdy zrobiło się ich już kilkadziesiąt, to zapanowanie nad tym, tworzenie sensownych zestawień i podsumowań stawało się nie lada wyzwaniem.

Dlatego też pod koniec zeszłego roku zainteresowałem się Microsoft Money. I to jest rozwiązanie, z którego korzystam już od kilku miesięcy.

Microsoft Money

Jeżeli chodzi o opis Microsoft Money, pomoc przy jego pierwszej konfiguracji i przedstawienie możliwości tego programu, to kawał świetnej roboty wykonał Michał – w pierwszej i drugiej części swojego przewodnika po MM.

Tutaj tylko streszczę najważniejsze rzeczy i dodam kilka uwag od siebie.

Informacje ogólne

Microsoft Money to program darmowy. Możesz go bezpłatnie ściągnąć ze strony Microsoftu. Jest tu jednak pewien haczyk – MM jest darmowy, bo nie jest już rozwijany. Microsoft nie planuje już żadnych aktualizacji tej aplikacji, czyli to co mamy teraz będziemy mieli już zawsze w takiej formie i beż żadnych kolejnych usprawnień.

MM dostępny jest tylko po angielsku, co może być dla niektórych pewną przeszkodą.

Program może z początku nieco onieśmielać mnogością opcji i tym, że niektóre z tych co przydatniejszych są z jakichś powodów bardzo głęboko ukryte. Nie warto poddawać się temu pierwszemu wrażeniu – po kilku dniach obsługa Microsoft Money robi się już całkowicie intuicyjna.

MM niestety nie ma wersji mobilnej.

Program pozwala na obsługę wielu rachunków bankowych, w różnych walutach. Do tego pozwala na stworzenie całkowicie spersonalizowanej listy kategorii wydatków, kont i płatników. Z tych danych można następnie tworzyć ekstremalnie przydatne zbiorcze raporty finansowe.

MM pozwala na zaskakująco dużą elastyczność. Każdy raport i zestawienie finansowe można eksportować na przykład do Excela i tam dokonywać dalszych, własnych analiz.

Nie ma tu problemu ze skalowaniem przy dużej ilości danych, na który natknąłem się w Excelu. Sam wprawdzie prowadzę swoje rachunki w MM dopiero kilka miesięcy, ale historia finansowa Michała sięga aż 1998 roku, więc jestem dobrej myśli :).

Domyślnie program nie obsługuje synchronizacji między komputerami. To znaczy, że dostęp do swoich danych będziesz mieć tylko z jednego miejsca. Ale da się to obejść. Wystarczy plik z bazą danych umieścić w usłudze przechowywania danych na dysku sieciowym, takiej jak Dropbox czy Microsoft OneDrive.

Plik znajduje się typowo w katalogu „Moje dokumenty” i ma nazwę „My Money.mny”. Przenieś ten plik do synchronizowanego katalogu, a w samym Microsoft Money wskaż nową lokalizację tego pliku.

budzet-domowy-2-6

W ten sposób będziesz mieć dostęp do swoich danych finansowych na każdym komputerze, na którym zainstalujesz Microsoft Money i zalogujesz się na swoje konto w usłudze dysku sieciowego. Za jednym zamachem zapewnisz sobie synchronizację danych oraz ich backup „w chmurze”.

Oczywiście jest to rozwiązanie całkowicie opcjonalne i jak najbardziej możesz przechowywać swoje dane finansowe wyłącznie lokalnie, offline i na jednym komputerze.

Dostosowanie programu do własnych potrzeb

Microsoft Money ma od początku wbudowaną, przykładową listę kategorii wydatków i dochodów (categories). Tę najlepiej całkowicie usunąć, by móc przystąpić do tworzenia własnej listy od zera.

MM pozwala na dwupoziomową klasyfikację wydatków (i dochodów). Czyli mamy kategorię nadrzędną i szereg subkategorii. Przykładowo, nadrzędna kategoria „samochód” posiada u mnie szereg subkategorii: paliwo, przeglądy, parkowanie, myjnia i materiały/środki eksploatacyjne.

Oprócz kategorii w MM zapisujemy miejsca, w których znajdują się nasze pieniądze. Czyli „konta” (accounts).

Ja obecnie posiadam następujące:

  • Alior – firmowe
  • Alior – osobiste
  • Alior – oszczędnościowe 1
  • Alior – oszczędnościowe 2
  • Alior – rachunek maklerski
  • Alior – karta kredytowa
  • mBank – Supermarket Funduszy Inwestycyjnych
  • Gotówka

Kont w bankach mam dużo więcej, ale tylko te powyższe są naprawdę aktywne. Na przykład nie mam tu zapisanego ROR w mBanku, choć by kupić jakikolwiek fundusz w SFI, to pieniądze muszę najpierw wysłać właśnie na eKonto. Żeby nie komplikować sobie życia, taką transakcję w Microsoft Money zapisuję po prostu jako transfer z ROR w Aliorze na konto SFI w mBanku, a pośredniczące w tym eKonto zwyczajnie pomijam.

Gdybym miał jakieś lokaty, to je również uwzględniłbym na liście kont. Akurat dzisiaj żadnej nie posiadam.

Ponadto Microsoft Money proponuje jeszcze, aby stworzyć własną listę płatników (payees). Tu wpisujemy dokładnie gdzie/z kim dokonujemy poszczególnych transakcji. Przykładowo, zakupy spożywcze możemy robić równie dobrze w Tesco, Biedronce czy w osiedlowym spożywczaku.

Taką listę sobie stworzyłem, ale musze przyznać, że nie widzę zupełnie użyteczności takiego rozwiązania. Miejsce, w którym robię zakupy nic mi nie podpowie w kwestii tego, gdzie jest taniej i korzystniej kupować. Co z tego, że zapisuję wydatki na paliwo oddzielnie dla Shella i Orlenu, jeżeli nie wiem, gdzie uzyskuję lepszy wskaźnik kilometrów do wydanej złotówki.

Moim zdaniem ten element można bez żadnych konsekwencji ominąć. Chyba, że korzystasz już z Microsoft Money i masz praktyczne zastosowanie dla takiej listy płatników. Daj o tym koniecznie znać w komentarzu! – tez chętnie się czegoś nauczę :).

Korzystanie z aplikacji

Po dokonaniu pierwszej konfiguracji jesteśmy gotowi do tego, aby prowadzić swój budżet w Microsoft Money.

Aby zapisać dochód lub wydatek należy wejść w zakładkę „banking” a następnie „account list” i wybrać konto, którego dotyczy dana operacja.

budzet-domowy-2-7

Program wówczas przeniesie nas do okna z historią ostatnich transakcji. Na dole ekranu znajdować się będzie formularz, w którym możemy zapisać dane kolejnej transakcji:

  • czy będzie to uznanie konta (deposit), wydatek (withdrawal) czy przelew między dwoma własnymi kontami (transfer)
  • kto jest płatnikiem w danej transakcji: kto nam płacił lub komu my płaciliśmy (pay to – wybierane z listy płatników: payees)
  • do jakiej kategorii należy przypisać tę transakcję (category)
  • datę transakcji (date)
  • i jej kwotę (amount)
  • + jeżeli prowadzisz budżet dla całej rodziny i chcesz mieć przegląd wydatków z informacją kogo dotyczyły (np. książka dla dziecka), w MM też jest na to miejsce (family member)
  • + do każdego wydatku możesz dopisać krótką notatkę (memo)

I tak z każdym kolejnym wydatkiem i każdym kolejnym dochodem.

Z grubsza tak wygląda obsługa Microsoft Money. Jeżeli interesują Cię szczegóły, to ponownie odsyłam na blog Jak oszczędzać pieniądze do części pierwszej i drugiej przewodnika po MM. Znajdziesz tam między innymi prezentacje wideo, które przeprowadzą Cię krok po kroku po najważniejszych elementach konfiguracji i pracy z tym programem.

Jeżeli dotarłeś do tego miejsca, to zakładam, że znasz już zalety Microsoft Money, jak również założenia, które warto mieć na uwadze przy tworzeniu skutecznego budżetu domowego. To wszystko przyda się nam już zaraz, bo w kolejnych wpisach na Metafinansach zamierzam zaprezentować Ci jak te założenia i te narzędzia wyglądają w praktyce, na konkretnych przykładach.

W międzyczasie możesz zarejestrować się w Kontomierzu, zainstalować Microsoft Money lub otworzyć szablon budżetu w Excelu. Zapoznaj się z tymi aplikacjami. Zobacz, co Ci pasuje, a co przeszkadza w każdym z nich.

Prowadzisz już swój domowy budżet? Bardzo proszę, napisz w komentarzu poniżej z jakich narzędzi korzystasz i dlaczego. Jestem ciekaw jakie funkcje są dla Ciebie ważne w programach do prowadzenia własnej historii wydatków.

W kolejnych częściach tego poradnika będę wspierał się przede wszystkim przykładami z Microsoft Money oraz szeregiem własnych uzupełniających analiz w Excelu.

W najbliższym wpisie w tej serii opiszę jak korzystając z wcześniejszej wiedzy i dostępnych narzędzi stworzyć dobrą listę kategorii wydatków. To będzie właśnie ten moment, w którym ten cały dotychczasowy teoretyczny wstęp zaczynamy przenosić w praktykę. W tym miejscu pokażę też konkretny przykład – moja własną listę kategorii: jakie założenia przyświecały mi przy jej tworzeniu i jakie cele ma spełniać.

Jeżeli chcesz otrzymać powiadomienie, gdy tylko ten nowy wpis pojawi się na blogu, to gorąco zachęcam Cię do obserwowania strony Metafinansów na Facebooku. Znajdziesz tam informacje o najnowszych artykułach, jak również szereg innych finansowych porad i ciekawostek.

Opublikowano [post_date]// Fot. kenteegardin.

Podobał Ci się ten artykuł? Bądź na bieżąco z nowościami na blogu