Automatyzacja zadań na przykładzie zarządzania listą gości weselnych. Google Forms, Airtable, Zapier i Mailchimp

Gdy dostajemy jakieś zadanie to w pierwszej kolejności zazwyczaj siadamy do tego co jest do zrobienia i zaczynamy działać. Gonią nas terminy, klienci dopytują, niemal natychmiast pojawia się ta typowa codzienna presja — trzeba to „odhaczyć” najszybciej jak się da i mieć z głowy. A jutro pojawi się podobna rzecz, znów przejdziemy wszystkie kroki od początku do końca i zaliczymy jako skończone. Kolejnego dnia to samo.

Ustaw raz — korzystaj cały czas.

Dziś chcę Ci pokazać jak za pomocą darmowych narzędzi możesz przyśpieszyć, a nawet całkowicie zautomatyzować, część swoich zadań. Tych w pracy, jak i również tych w życiu prywatnym.

Zamiast tracić czas wykonując te same, powtarzalne czynności, możesz stworzyć szereg skryptów i połączeń między aplikacjami, które wykonają pracę za Ciebie. Chcę Ci pokazać na przykładzie mojego własnego wesela, jak można zautomatyzować szereg działań i oszczędzić sobie masy pracy i błędów.

Nie martw się, jeżeli nie masz nic wspólnego z programowaniem — rozwiązania, które tu opisuję, są całkowicie wolne od kodu. Są za to intuicyjne i łatwe do opanowania.

Mój przykład będzie dotyczyć listy gości weselnych: jak ją stworzyliśmy, jak wypełniliśmy danymi, i jak zarządzaliśmy wysyłką przydatnych informacji uczestnikom wydarzenia. Zapraszam!

Ankieta weselna w Google Forms

Sytuacja była prosta: już i tak mieliśmy za dużo na głowie przy okazji wesel (liczba mnoga — nieprzypadkowo), by ręcznie i indywidualnie zbierać wszystkie potrzebne informacje od zaproszonych gości. Moglibyśmy zlecić to wedding plannerowi, gdybyśmy taką osobę zatrudnili, lub skorzystać z ułatwień, które dają nam powszechnie dostępne i darmowe usługi online. Ta druga opcja wydawała się całkiem atrakcyjna, szczególnie mi 🙂

Zaczęliśmy od stworzenia krótkiej ankiety dla gości. Każdy, kto otrzymał zaproszenie na nasze wesele, dostał również link do ankiety.

W kwestionariuszu pytaliśmy o typowe rzeczy, które były nam pomocne w organizacji wydarzenia:

• imiona gości
• czy przychodzą z kimś czy sami
• dane kontaktowe: email i telefon
• preferencje co do menu
• dodatkowe uwagi

No i także o to, na które z wesel się wybierają — Tajpej czy Sopot. Bo wesela mieliśmy dwa, z czego Tajpej organizowaliśmy częściowo zdalnie, a częściowo na miejscu, a Sopot właściwie w stu procentach zdalnie z Hongkongu. Niewiarygodne, że się udało! Ale też pokazuje jak planowanie z wyprzedzeniem i dobra organizacja pracy, w tym automatyzacja zadań, pomagają przy takim przedsięwzięciu.

Odpowiedzi gości zapisywały się automatycznie w arkuszu Google Sheets.

Szczerze mówiąc, nie pamiętam dlaczego zdecydowałem się wówczas na stworzenie ankiety w Google Forms. Prawdopodobnie lepszym rozwiązaniem byłoby stworzenie natywnego formularza bezpośrednio z bazy Airtable. No ale teraz przynajmniej mam przykład na to, jak można posklejać usługi Google razem z Airtable 🙂

Z Google Sheets do Airtable: Zapier

Nie korzystam z pakietu biurowego Google, więc wyniki ankiety chciałem przenieść gdzieś indziej — by móc później je przeglądać, dodawać nowe informacje i nimi wygodnie zarządzać.

I tu zaczyna się automatyzacja. Moim celem było by za każdym razem gdy w Google Sheets pojawi się nowy wiersz z odpowiedziami z ankiety, to by te odpowiedzi automatycznie przenosiły się do bazy w Airtable (link polecający).

Bazę miałem już gotową ze zmiennymi odpowiadającymi polom formularza ankiety.

Automatyczne przenoszenie danych z Google do Airtable było możliwe dzięki usłudze Zapier. Zapier to coś jak taśma klejąca dla internetu — pozwala sklejać ze sobą różne internetowe aplikacje na zasadzie: JEŻELI coś się dzieje w jednej aplikacji, TO wykonaj daną czynność w drugiej.

Inną taką usługą jest IFTTT, gdzie można tworzyć podobne skrypty. Z tym, że Zapier pozwala na dużo więcej, daje więcej opcji, i ma połączenia z większą liczbą usług. W darmowym planie możesz stworzyć do pięciu automatyzacji (co zupełnie wystarcza w tym przypadku, ale jest poważnym ograniczeniem jeżeli Twoje projekty wymagają większej liczby połączeń). W darmowej wersji IFTTT liczba ta jest — zdaje się — nieograniczona, ale dostępne automatyzacje są dużo mniej zaawansowane.

Pierwszą rzeczą do ustawienia jest określenie “wyzwalacza” — czyli co musi się stać, by automatyzacja się uruchomiła. W tym przypadku wyzwalaczem był każdy nowy wiersz pojawiający się w arkuszu Google Sheets z odpowiedziami z ankiety.

Następnie przechodzimy do zaprojektowania akcji, która ma się automatycznie wykonać. W moim przypadku było to skopiowanie danych z pól z nowego wiersza w Sheets do odpowiadających im pól w nowym wierszu w Airtable. By to umożliwić:

• wybrałem odpowiednią bazę w Airtable
• Zapier automatycznie przetworzył strukturę bazy — w ten sposób odtworzył listę pól, które już znajdują się w Airtable
• dla każdego takiego pola wybrałem jego odpowiednik w Google Forms — w ten sposób tworząc pary: pole w Forms – pole w Airtable (np. pole z odpowiedzią na pytanie “Please enter your email address:” w Forms zostało sparowane z polem “Email” w Airtable)
• przed zapisaniem wykonałem kilka testów i…
• gotowe! Teraz wystarczyło już tylko włączyć tę automatyzację i od tego momentu wszystko działo się samo.

W ten sposób uzyskałem wygodny podgląd na żywo na to, jakie odpowiedzi wysyłali nam goście. Mogłem też śledzić to, kto otrzymał zaproszenie z linkiem, a jeszcze nie uzupełnił kwestionariusza.

Tak jak napisałem wcześniej, ten krok z przenoszeniem danych z Forms to Airtable pewnie byłby zbędny, gdybym skorzystał z natywnych formularzy Airtable (za nic nie mogę sobie przypomnieć dlaczego zrobiłem tak a nie inaczej… pewnie był jakiś ważny powód 😉 ).

Baza danych gości nie musi być ograniczona wyłącznie do pól z ankiety. W trakcie przygotowań dodawałem nowe kolumny, na przykład do zapisywania informacji dotyczących uczestników decydujących się na pobyt w hotelu. Trzymanie wszystkich informacji w jednym miejscu okazało się nieocenioną pomocą. Ta baza stanowiła dla nas podstawę dla mnóstwa czynności organizacyjnych:

• imiona i nazwiska do druku winietek i schematu usadzania gości przy stolikach
• zapewnienie odpowiedniego menu (wege lub standard) dla każdego z gości według ich preferencji
• zapanowanie nad ostateczną liczbą potwierdzonych gości
• zakwaterowanie w hotelu i dodatkowe notatki (np. kto z kim w pokoju)
• deklaracje uczestnictwa w dodatkowych, około-weselnych wydarzeniach (poławianie krewetek w Tajpej 🙂)
• zarządzanie wysyłaniem powiadomień i ważnych informacji o weselu

I w tym ostatnim pomógł nam Mailchimp.

Newsletter dla gości: Mailchimp i Zapier

W usłudze Mailchimp stworzyłem listę mailową na potrzeby weselnego newslettera. Problemem było zapełnienie tej listy adresami mailowymi każdego z gości.

Żeby zrobić to ręcznie, musiałbym każdego dnia sprawdzać czy coś nowego nie pojawiło się w bazie z listą gości i jeżeli tak, to skopiować mozolnie komórka po komórce, informacje takie jak imię, nazwisko, email, wesele na które się dany gość wybiera, i tak dalej… Jednocześnie uważając przy tym na to, by przypadkiem nie stworzyć duplikatów na liście mailowej (bo nikt nie chce otrzymywać tego samego maila kilka razy).

Zajmowałoby to dużo czasu i uwagi. Tu znów z pomocą przyszedł Zapier. Zasada działania tej automatyzacji była podobna: JEŻELI pojawił się nowy rekord w bazie gości weselnych w Airtable, TO zapisz tego gościa na listę mailową w Mailchimp.

Najważniejsze dane, które potrzebowaliśmy do newslettera to:

• imię — by spersonalizować powitanie w każdym z maili
• adres mailowy — oczywiste
• wesele, na które dany gość się wybiera — tak, aby goście wesela w Tajpej otrzymywali tylko wiadomości na jego temat, a goście wesela w Sopocie tylko informacje na temat wesela w Sopocie

W ten sposób powstała lista mailowa gości pogrupowana według wesela: Tajpej, Sopot, lub oba. I każdy dostawał informacje dotyczące tylko tego wesela, na które się wybierał — i dostawał je tylko raz (żadnych duplikatów na liście). Naszym zadaniem było tylko zredagowanie treści newslettera i wybranie do gości którego wesela go wysłać.

Korzystaliśmy z tej listy, by przesyłać uczestnikom przydatne informacje, takie jak:

• miejsce i godzina wesela
• wskazówki dojazdu
• dodatkowe informacje dla gości podróżujących do Tajpej lub do Sopotu (np. jaka waluta obowiązuje na Tajwanie lub w Polsce, jakich cen się spodziewać, jak działa transport publiczny, jakie są lokalne zwyczaje, jakie miejsca warto odwiedzić, itp.)

Z tego, co słyszałem, nasi goście bardzo to docenili 🙂

Podsumowanie, czyli co się działo

W ten sposób powstał łańcuch automatycznych działań, które następowały za każdym razem, gdy nowa osoba wypełniła naszą ankietę:

• odpowiedzi zapisywały się w Google Forms
• stamtąd były kopiowane do głównej bazy w Airtable
• email nowych gości był zapisywany na liście mailowej w Mailchimp
• każdy nowy gość otrzymywał automatyczny mail z podziękowaniem za wypełnienie ankiety i potwierdzenie przybycia na wesele
• dodatkowe informacje / newslettery trafiały tylko do osób zainteresowanych danym weselem

Ustawienie tego wszystkiego zajęło może dwa lub trzy popołudnia. Ale było warto ten czas poświęcić! Bardzo ułatwiło nam to organizację wesel, oszczędziło dużo czasu i z pewnością także nerwów.

Nawet jeżeli nie planujesz w najbliższym czasie żadnego wesela, bardzo polecam przyjrzeć się temu co w ogóle jest możliwe przy wykorzystaniu dostępnych i darmowych usług online. Być może część czynności, które wykonujesz dziś ręcznie (na potrzeby własne lub w pracy) da się zautomatyzować — i w ten sposób zaoszczędzić czas / nerwy / pieniądze.

Inne zastosowania

Możliwości jest naprawdę całe mnóstwo. Od rzeczy prostych, takich jak posklejane prognozy pogody i przypomnień, tak aby rano otrzymywać przypomnienie by spakować parasol, jeżeli w prognozie na dziś jest deszcz. Do rzeczy bardziej skomplikowanych, jak opracowywanie tygodniowych raportów, które pobierałyby dane o statusie projektów z firmowego CRM, formatowałyby te dane w ładnego maila i wysyłały go do Twoich przełożonych w każdy piątek (mam coś takiego w Microsoft Flow).

Poniżej przedstawiam kilka inspiracji, ale też gorąco zachęcam do tego byś przejrzała z jakich aplikacji i usług najczęściej korzystasz — i do czego — i czy przypadkiem nie można stworzyć między nimi jakiegoś połączenia, które ułatwiłoby Ci życie.

Budżet domowy

W Airtable możesz prowadzić też budżet domowy. Łącząc bazę danych z aplikacją Skrótów (Shortcuts) możesz stworzyć skrypt, mini-aplikację, która po uruchomieniu zapyta Cię o kwotę i kategorię wydatku i automatycznie zapisze go jako nowy rekord w bazie. W tym wideo możesz zobaczyć jak się do tego zabrać krok po kroku.

Listy rzeczy, listy życzeń

Airtable jest też świetnym miejscem na trzymanie wszelkiego rodzaju list. Sam, podobnie jak Miłosz, trzymam w Airtable listę swoich rzeczy — wraz z datą i ceną zakupu, danymi o gwarancji, numerami seryjnymi i paragonami/fakturami.

Inne

Dla inspiracji możesz sprawdzić listę gotowych szablonów w Airtable lub listę proponowanych skryptów w IFTTT.

Przydatne linki

• Google Forms — darmowe narzędzie do tworzenia ankiet online
• Google Suite — darmowy pakiet biurowy od Google
• Office Online — darmowa webowa wersja pakietu biurowego Office
• Zapier — webowa usługa do tworzenia automatyzacji
• IFTTT — kolejna webowa usługa do automatyzacji
• Microsoft Flow — podobne narzędzie, tylko od Microsoftu (skierowane raczej do użytkowników firmowych)
• Shortcuts — aplikacja do tworzenia automatyzacji i skryptów na urządzeniach z systemem operacyjnym iOS/iPadOS
• Airtable (link polecający) — aplikacja do tworzenia baz danych
• Mailchimp — aplikacja do zarządzania newsletterami (korzystam z niej do wysyłania newslettera czytelnikom Metafinansów — jeżeli jeszcze nie jesteś na liście, to formularz zapisania się na newsletter jest pod tym wpisem! 🙂)

Twoja kolej

Korzystasz z którychś z tych aplikacji? W jaki sposób? Podziel się proszę w komentarzach własnymi pomysłami na automatyzację — jestem strasznie ciekaw, jak inni wykorzystują te możliwości 🙂

A może to Twój pierwszy kontakt z takimi usługami jak IFTTT i Zapier? Naprawdę polecam je wypróbować. Daj znać od czego zacząłeś!

I jak zwykle — jeżeli ten wpis okazał się dla Ciebie interesujący, to bardzo proszę podziel się linkiem do niego ze swoimi znajomymi. Szczególnie z tymi, którzy właśnie planują ślub 🙂 Dzięki!