Jak pamiętać o wszystkim? Po pierwsze: nie polegać na własnej pamięci

Nie potrafię pamiętać o wszystkim.

Więcej — nie chcę ciągle pamiętać o wszystkim.

Wszyscy mamy ograniczoną ilość miejsca w naszych głowach. A jednocześnie wykorzystujemy to miejsce, by trzymać w nim listy zakupów, codzienne obowiązki, maile na które powinniśmy odpowiedzieć, terminy spłat rachunków, i tym podobne rzeczy.

To nadal sprawy ważne, które musimy lub powinniśmy wykonać, ale trzymanie ich cały czas w pamięci to utrapienie. I marnotrawstwo — przecież te zasoby poznawcze da się wykorzystać lepiej.

Nie chcę pamiętać o wszystkim, ale jednocześnie nie chcę zapomnieć o niczym. Czy da się to pogodzić?

Tak! Mam na to system.

Mój proces

Jeżeli szukałeś kiedykolwiek w sieci artykułów o produktywności czy zarządzaniu zadaniami to pewnie natknąłeś się na metodologię GTD — z książki Davida Allena Getting Things Done. Książka, sama w sobie, jest już mocno nieaktualna (bo na przykład duża część procesu Allena opiera się na papierze i pomija temat aplikacji), ale nadal stanowi inspirację i fundament pod budowę własnego systemu.

Tak też stworzyłem własny¹ system. Jest on wypadkową tego, co mi pasowało w metodologii GTD i tego jak zarządzanie zadaniami przebiega w mojej głowie. Szczęśliwie, znalazłem też aplikację, która dobrze współgra z moim procesem.

System, który w szczegółach przedstawiam poniżej, działa u mnie. Może zadziała u ciebie. Ale śmiało zmieniaj go i dostosowuj do swoich potrzeb.

Moje zarządzanie zadaniami opiera się on na czterech krokach:

1. Zbieranie informacji
2. Przetwarzanie zadań
3. Działanie
4. Regularne przeglądy

No to po kolei…

1. Zbieranie informacji

Gdy tylko przyjdzie ci coś do głowy, coś co musisz zrobić, coś o czym powinnaś pamiętać — zapisz to. Wiem z doświadczenia, że nie warto ufać własnej pamięci. Co więcej, w 2019 roku mamy dookoła siebie tyle rozpraszaczy, tyle rzeczy ciągle woła o naszą uwagę sprawiając że nasza pamięć krótkoterminowa jest niesamowicie obciążona. A będzie jeszcze gorzej.

Dlatego gdy tylko pojawi się coś, co wygląda jak zadanie, zapisz to gdzieś. Najlepiej, jeżeli stworzysz sobie jedno stałe miejsce, w którym będziesz trzymać takie “nieprzetworzone” przypomnienia. Może to być papierowy notes, aplikacja notatek, dyktafon w telefonie, czy specjalna “skrzynka odbiorcza” w aplikacji do zarządzania zadaniami.

Nieważne gdzie, ważne byś miała do tego stały dostęp w ciągu dnia. Wszak inspiracja może uderzyć wszędzie.

Istotą tego kroku jest to, by wyrzucić z głowy to, o czym nie musisz akurat w danej chwili pamiętać. A jednocześnie, by mieć stały zapis tego, o czym powinnaś pamiętać później – i byś mogła do tego zapisu w każdej chwili wrócić.

2. Przetwarzanie zadań

A wrócić trzeba, bo te zapisane gdzieś na marginesie zadania należy potem uporządkować, bo dopiero wtedy cały system nabiera sensu.

Na każde przypomnienie spójrz pod trzema kątami: (1) co musisz zrobić; (2) w jakim obszarze swojego życia; i (3) kiedy.

Co

Niby prosta rzecz, ale tu łatwo wpaść w pułapkę zbyt dużej ogólności. Tu wraca kwestia pamięci – teraz być może wiesz, co miałeś na myśli pisząc “mail do Miłosza”, ale za dzień lub dwa (lub kilka) – w momencie, gdy to przypomnienie pojawi ci się w powiadomieniach na telefonie – nie będzie dla ciebie już takie jasne w jakiej sprawie miałeś napisać, czy chciałeś wysłać jakiś dokument, czy po prostu podziękować za zdjęcia ślubne.

Opisz każde swoje przypomnienie tak, by zawierało konkretną akcję do wykonania. I tak, by patrząc na nie po dłuższym czasie nadal było jasne, co miałeś na myśli.

Więc nie “mail do Miłosza” tylko “wyślij Miłoszowi mailem podpisaną umowę”.

W jakim obszarze życia

Każdy z nas ma różne priorytety i różne obszary, w których toczy się nasze życie. W moim przypadku są to rzeczy osobiste, rodzinne/domowe, związane z pracą, związane z blogiem, i do tego podróże zasługują na własny obszar, bo każdy wypad za granicę generuje duże listy rzeczy do zrobienia.

Czy taki podział ma sens? Jeśli przeszkadza ci trzymanie listy zakupów spożywczych obok zadań związanych z projektami w pracy, to tak — lepiej trzymać te rzeczy w osobnych szufladkach.

Większość, jeśli nie wszystkie programy do zarządzania zadaniami obsługują osobne listy lub osobne obszary, więc łatwo jest podzielić własne zadania i przypomnienia pomiędzy kategorie.

Kiedy

Bardzo lubię aplikację Things, bo pozwala na opisanie każdego zadania dwiema datami: datą początkową i deadlinem.

Data początkowa mówi programowi kiedy dane przypomnienie ma się pojawić w widoku Today. Tam każdego dnia mam nowe zadania, które powinienem danego dnia zrobić. Ale nie ma co się oszukiwać — większość zadań na mojej liście, to nie są kwestie życia i śmierci. Świat się nie zawali, jeżeli pozmywam naczynia dzień później niż to sobie zaplanowałem.

Toteż w Today mam zadania, które w danym momencie powinienem mieć gdzieś z tyłu głowy i którymi powinienem się wkrótce zająć.

Z drugiej strony, są też rzeczy, które mają swój konkretny termin. Jeżeli nie wyślę klientowi oferty przed upływem terminu składania ofert, to będę miał duży problem. I to jest mój deadline.

Części zadań nadaję obie daty – początkową i deadline. Początkowa mówi mi, kiedy powinienem zacząć pracę nad danym zadaniem, a deadline wskazuje do kiedy tę rzecz muszę “dowieźć”.

W ten sposób w widoku na dziś widzę tylko te rzeczy, które są istotne danego dnia. A jeżeli coś dodatkowo ma tego dnia deadline, to automatycznie wskakuje na szczyt listy moich priorytetów.

Niektóre zadania pozostają bez żadnych dat. To rzeczy na później, na kiedyśtam. Mogę do nich wrócić w wolnym czasie.

3. Działanie

Zapisywanie zadań i tworzenie własnego systemu produktywności ma sens jedynie wtedy, gdy faktycznie te działania wykonujesz.

No i odhaczanie kolejnych zadań z listy sprawia przyjemność.

4. Regularne przeglądy

Ten system będzie działać dopóki będziesz mu ufać. Jeżeli nie zapisujesz sobie wszystkich rzeczy do wykonania, część trzymasz w głowie, część w innych miejscach — twój system prędzej czy później cię zawiedzie, straci twoje zainteresowanie i przestaniesz z niego korzystać.

Dlatego uważam, że bardzo ważne jest posiadanie własnego “centrum dowodzenia”. Jednego miejsca, w którym trzymasz wszystkie informacje o rzeczach, które musisz i powinnaś zrobić.

O to miejsce trzeba regularnie dbać. I tu pojawiają się przeglądy. Ja trzymam się trzech: porannego, wieczornego i tygodniowego.

Poranny przegląd

Nie zajmuje więcej niż 5 minut. Każdego dnia o ósmej rano zaglądam do swojej listy Today, gdzie mam rozpisane wszystkie spotkania z kalendarza i wszystkie zadania na dany dzień.

Dzięki temu wiem, co mnie czeka i mogę się na to przygotować. Mentalnie, ale nie tylko. Jeżeli któreś z zadań lub spotkań wymagają, bym zabrał ze sobą coś z domu (np. krawat na spotkanie z klientem), to mój system gwarantuje mi, że nigdy o czymś takim nie zapomnę.

Zapisuję też przy tej okazji rzeczy, o których powinienem pamiętać w ciągu dnia. Sprawdzam również, czy coś z listy na kiedyśtam ma sens by pojawiło się w moim dzisiejszym planie.

Wieczorny przegląd

Na koniec dnia, o dziesiątej wieczorem, ponownie zaglądam do swojej listy na dziś. Czy zostało mi jeszcze dziś coś do zrobienia? Czy którąś z tych rzeczy chcę/mogę przełożyć na jutro? To samo robię ze skrzynką odbiorczą i przetwarzam wszystkie zapiski, które wrzuciłem tam w ciągu dnia.

Dodatkowo, na wszelki wypadek rzucam jeszcze szybko okiem na rzeczy, które mam zaplanowane na kolejny dzień. Jeżeli mam jakąś prezentację lub ważny telefon, to czasem powtórzę sobie najważniejsze punkty przed snem.

Przegląd tygodniowy

Ten zajmuje trochę więcej czasu niż codzienne przeglądy. Około 15 do 20 minut. A to dlatego, że przyglądam się w nim szczegółowo każdemu obszarowi życia, każdemu projektowi i zadaniu, które mam zapisane.

Cel tygodniowego przeglądu jest jeden: upewnić się, że wszystkie informacje i wszystkie przypomnienia są nadal aktualne. W ten sposób buduję zaufanie do swojego systemu.

Jak przeprowadzić tygodniowy przegląd?

1. Upewnij się, że wszystkie zadania są przetworzone. Konkretnie opisane, skategoryzowane, i opisane datą (jeżeli czas gra przy nich rolę).
2. Wyrzuć z głowy wszystko, co zaprząta twoją pamięć. Nowe pomysły, zadania, przypomnienia powinny trafić do twojej skrzynki odbiorczej i być poddane temu samemu przetwarzaniu, co cała reszta.
3. Sprawdź, czy wszystkie sprawy są nadal aktualne. Być może wykonałaś coś przed czasem, i to przypomnienie na kolejny poniedziałek nie ma już racji bytu. Lub zrezygnowałeś z jakiegoś projektu i możesz usunąć wszystkie zadania z nim związane.
4. Upewnij się, że daty przy zadaniach są nadal aktualne. Zdarza się, że czasem coś się przesunie w kalendarzu.
5. Zajrzyj do rzeczy na kiedyśtam. Czy ma sens, by nadal tam były? Może warto nadać czemuś konkretną datę?
6. Rzuć okiem na swój plan na kolejny tydzień (ja swój tygodniowy przegląd robię w każdą niedzielę), by być przygotowanym na nadchodzące dni.

Gdzie w tym miejsce na finanse?

Jeśli czytasz to i zastanawiasz się co zarządzanie zadaniami robi na blogu z finansami w nazwie… to śpieszę z odpowiedzią.

Zarządzanie domowym budżetem daje wiele okazji do ustawiania przypomnień. Termin spłaty rat kredytu lub karty kredytowej to pierwszy przykład. Nawet jeśli masz ustawioną automatyczną spłatę z ROR, warto mieć przypomnienie na dzień przed by sprawdzić, czy na koncie na pewno jest wystarczająca ilość środków na pokrycie spłaty. Podobnie z lokatami — przypomnienie o tym, by szukać najlepszego oprocentowania i założyć nową lokatę w dniu zapadalności starej pomoże ci zminimalizować czas, w którym pieniądze marnują się na ROR, i zmaksymalizować twój zysk.

Listy zakupów to kolejna rzecz, która może trafić do twojego systemu zarządzania zadaniami. Zobacz, dlaczego jestem fanem robienia zakupów z listą.

Wszystko pod kontrolą

Mając swoje zobowiązania zorganizowane czuję się dużo pewniej. Wiem, że o niczym ważnym nie zapomnę i nie zawiodę ludzi, którzy na mnie polegają. Na tyle, na ile to możliwe, mam rzeczy pod kontrolą.

Jednocześnie, trzymam w głowie tylko te informacje i te przypomnienia, które są akurat w tym momencie istotne. Zostawia mi to dużo wolnej “mentalnej przestrzeni”— a ta jest mi potrzebna do rozwiązywania codziennych problemów w pracy i choćby do pisania artykułów takich jak ten.

No i mam tu już ponad 1,500 słów, a to dopiero wierzchołek góry lodowej. Nie bez powodu na temat produktywności powstało mnóstwo książek i kursów.

Jest w tym temacie mnóstwo niuansów, których tu nie poruszyłem. Tagi, konteksty, rodzaje aplikacji, zarządzanie nie tylko zadaniami ale też całymi projektami, współpraca listy zadań z kalendarzem i masa innych. Sam mógłbym napisać całą serię artykułów, w tym porady, recenzje aplikacji, a także konkretny workflow z moimi ulubionymi programami.

Siedzę w tym już od jakiegoś czasu, wypróbowałem też najlepsze dostępne aplikacje to-do. Jeżeli ten wstęp do tematu produktywności był dla ciebie przydatny, to daj mi proszę znać w komentarzu. Będzie to dla mnie sygnał, że warto bym pisał o tym częściej. Dzięki!