• Przejdź do głównej nawigacji
  • Przejdź do treści
  • Przejdź do głównego paska bocznego
Metafinanse

Metafinanse

blog finansowy Krzysztofa Sobolewskiego

  • O blogu
  • Zacznij tutaj
  • Newsletter
  • Kontakt

Jak pamiętać o wszystkim? Po pierwsze: nie polegać na własnej pamięci

5 listopada 2019 19 komentarzy

lista zadań

Nie potrafię pamiętać o wszystkim.

Więcej — nie chcę ciągle pamiętać o wszystkim.

Wszyscy mamy ograniczoną ilość miejsca w naszych głowach. A jednocześnie wykorzystujemy to miejsce, by trzymać w nim listy zakupów, codzienne obowiązki, maile na które powinniśmy odpowiedzieć, terminy spłat rachunków, i tym podobne rzeczy.

To nadal sprawy ważne, które musimy lub powinniśmy wykonać, ale trzymanie ich cały czas w pamięci to utrapienie. I marnotrawstwo — przecież te zasoby poznawcze da się wykorzystać lepiej.

Nie chcę pamiętać o wszystkim, ale jednocześnie nie chcę zapomnieć o niczym. Czy da się to pogodzić?

Tak! Mam na to system.

Mój proces

Jeżeli szukałeś kiedykolwiek w sieci artykułów o produktywności czy zarządzaniu zadaniami to pewnie natknąłeś się na metodologię GTD — z książki Davida Allena Getting Things Done. Książka, sama w sobie, jest już mocno nieaktualna (bo na przykład duża część procesu Allena opiera się na papierze i pomija temat aplikacji), ale nadal stanowi inspirację i fundament pod budowę własnego systemu.

Tak też stworzyłem własny1 system. Jest on wypadkową tego, co mi pasowało w metodologii GTD i tego jak zarządzanie zadaniami przebiega w mojej głowie. Szczęśliwie, znalazłem też aplikację, która dobrze współgra z moim procesem.

System, który w szczegółach przedstawiam poniżej, działa u mnie. Może zadziała u ciebie. Ale śmiało zmieniaj go i dostosowuj do swoich potrzeb.

Moje zarządzanie zadaniami opiera się on na czterech krokach:

  1. Zbieranie informacji
  2. Przetwarzanie zadań
  3. Działanie
  4. Regularne przeglądy

No to po kolei…

1. Zbieranie informacji

Gdy tylko przyjdzie ci coś do głowy, coś co musisz zrobić, coś o czym powinnaś pamiętać — zapisz to. Wiem z doświadczenia, że nie warto ufać własnej pamięci. Co więcej, w 2019 roku mamy dookoła siebie tyle rozpraszaczy, tyle rzeczy ciągle woła o naszą uwagę sprawiając że nasza pamięć krótkoterminowa jest niesamowicie obciążona. A będzie jeszcze gorzej.

Dlatego gdy tylko pojawi się coś, co wygląda jak zadanie, zapisz to gdzieś. Najlepiej, jeżeli stworzysz sobie jedno stałe miejsce, w którym będziesz trzymać takie “nieprzetworzone” przypomnienia. Może to być papierowy notes, aplikacja notatek, dyktafon w telefonie, czy specjalna “skrzynka odbiorcza” w aplikacji do zarządzania zadaniami.

Nieważne gdzie, ważne byś miała do tego stały dostęp w ciągu dnia. Wszak inspiracja może uderzyć wszędzie.

Istotą tego kroku jest to, by wyrzucić z głowy to, o czym nie musisz akurat w danej chwili pamiętać. A jednocześnie, by mieć stały zapis tego, o czym powinnaś pamiętać później – i byś mogła do tego zapisu w każdej chwili wrócić.

2. Przetwarzanie zadań

A wrócić trzeba, bo te zapisane gdzieś na marginesie zadania należy potem uporządkować, bo dopiero wtedy cały system nabiera sensu.

Na każde przypomnienie spójrz pod trzema kątami: (1) co musisz zrobić; (2) w jakim obszarze swojego życia; i (3) kiedy.

Co

Niby prosta rzecz, ale tu łatwo wpaść w pułapkę zbyt dużej ogólności. Tu wraca kwestia pamięci – teraz być może wiesz, co miałeś na myśli pisząc “mail do Miłosza”, ale za dzień lub dwa (lub kilka) – w momencie, gdy to przypomnienie pojawi ci się w powiadomieniach na telefonie – nie będzie dla ciebie już takie jasne w jakiej sprawie miałeś napisać, czy chciałeś wysłać jakiś dokument, czy po prostu podziękować za zdjęcia ślubne.

Opisz każde swoje przypomnienie tak, by zawierało konkretną akcję do wykonania. I tak, by patrząc na nie po dłuższym czasie nadal było jasne, co miałeś na myśli.

Więc nie “mail do Miłosza” tylko “wyślij Miłoszowi mailem podpisaną umowę”.

W jakim obszarze życia

Każdy z nas ma różne priorytety i różne obszary, w których toczy się nasze życie. W moim przypadku są to rzeczy osobiste, rodzinne/domowe, związane z pracą, związane z blogiem, i do tego podróże zasługują na własny obszar, bo każdy wypad za granicę generuje duże listy rzeczy do zrobienia.

Czy taki podział ma sens? Jeśli przeszkadza ci trzymanie listy zakupów spożywczych obok zadań związanych z projektami w pracy, to tak — lepiej trzymać te rzeczy w osobnych szufladkach.

Większość, jeśli nie wszystkie programy do zarządzania zadaniami obsługują osobne listy lub osobne obszary, więc łatwo jest podzielić własne zadania i przypomnienia pomiędzy kategorie.

Kiedy

Bardzo lubię aplikację Things, bo pozwala na opisanie każdego zadania dwiema datami: datą początkową i deadlinem.

Data początkowa mówi programowi kiedy dane przypomnienie ma się pojawić w widoku Today. Tam każdego dnia mam nowe zadania, które powinienem danego dnia zrobić. Ale nie ma co się oszukiwać — większość zadań na mojej liście, to nie są kwestie życia i śmierci. Świat się nie zawali, jeżeli pozmywam naczynia dzień później niż to sobie zaplanowałem.

Toteż w Today mam zadania, które w danym momencie powinienem mieć gdzieś z tyłu głowy i którymi powinienem się wkrótce zająć.

Z drugiej strony, są też rzeczy, które mają swój konkretny termin. Jeżeli nie wyślę klientowi oferty przed upływem terminu składania ofert, to będę miał duży problem. I to jest mój deadline.

Części zadań nadaję obie daty – początkową i deadline. Początkowa mówi mi, kiedy powinienem zacząć pracę nad danym zadaniem, a deadline wskazuje do kiedy tę rzecz muszę “dowieźć”.

W ten sposób w widoku na dziś widzę tylko te rzeczy, które są istotne danego dnia. A jeżeli coś dodatkowo ma tego dnia deadline, to automatycznie wskakuje na szczyt listy moich priorytetów.

Niektóre zadania pozostają bez żadnych dat. To rzeczy na później, na kiedyśtam. Mogę do nich wrócić w wolnym czasie.

3. Działanie

Zapisywanie zadań i tworzenie własnego systemu produktywności ma sens jedynie wtedy, gdy faktycznie te działania wykonujesz.

No i odhaczanie kolejnych zadań z listy sprawia przyjemność.

4. Regularne przeglądy

Ten system będzie działać dopóki będziesz mu ufać. Jeżeli nie zapisujesz sobie wszystkich rzeczy do wykonania, część trzymasz w głowie, część w innych miejscach — twój system prędzej czy później cię zawiedzie, straci twoje zainteresowanie i przestaniesz z niego korzystać.

Dlatego uważam, że bardzo ważne jest posiadanie własnego “centrum dowodzenia”. Jednego miejsca, w którym trzymasz wszystkie informacje o rzeczach, które musisz i powinnaś zrobić.

O to miejsce trzeba regularnie dbać. I tu pojawiają się przeglądy. Ja trzymam się trzech: porannego, wieczornego i tygodniowego.

Poranny przegląd

Nie zajmuje więcej niż 5 minut. Każdego dnia o ósmej rano zaglądam do swojej listy Today, gdzie mam rozpisane wszystkie spotkania z kalendarza i wszystkie zadania na dany dzień.

Dzięki temu wiem, co mnie czeka i mogę się na to przygotować. Mentalnie, ale nie tylko. Jeżeli któreś z zadań lub spotkań wymagają, bym zabrał ze sobą coś z domu (np. krawat na spotkanie z klientem), to mój system gwarantuje mi, że nigdy o czymś takim nie zapomnę.

Zapisuję też przy tej okazji rzeczy, o których powinienem pamiętać w ciągu dnia. Sprawdzam również, czy coś z listy na kiedyśtam ma sens by pojawiło się w moim dzisiejszym planie.

Wieczorny przegląd

Na koniec dnia, o dziesiątej wieczorem, ponownie zaglądam do swojej listy na dziś. Czy zostało mi jeszcze dziś coś do zrobienia? Czy którąś z tych rzeczy chcę/mogę przełożyć na jutro? To samo robię ze skrzynką odbiorczą i przetwarzam wszystkie zapiski, które wrzuciłem tam w ciągu dnia.

Dodatkowo, na wszelki wypadek rzucam jeszcze szybko okiem na rzeczy, które mam zaplanowane na kolejny dzień. Jeżeli mam jakąś prezentację lub ważny telefon, to czasem powtórzę sobie najważniejsze punkty przed snem.

Przegląd tygodniowy

Ten zajmuje trochę więcej czasu niż codzienne przeglądy. Około 15 do 20 minut. A to dlatego, że przyglądam się w nim szczegółowo każdemu obszarowi życia, każdemu projektowi i zadaniu, które mam zapisane.

Cel tygodniowego przeglądu jest jeden: upewnić się, że wszystkie informacje i wszystkie przypomnienia są nadal aktualne. W ten sposób buduję zaufanie do swojego systemu.

Jak przeprowadzić tygodniowy przegląd?

  1. Upewnij się, że wszystkie zadania są przetworzone. Konkretnie opisane, skategoryzowane, i opisane datą (jeżeli czas gra przy nich rolę).
  2. Wyrzuć z głowy wszystko, co zaprząta twoją pamięć. Nowe pomysły, zadania, przypomnienia powinny trafić do twojej skrzynki odbiorczej i być poddane temu samemu przetwarzaniu, co cała reszta.
  3. Sprawdź, czy wszystkie sprawy są nadal aktualne. Być może wykonałaś coś przed czasem, i to przypomnienie na kolejny poniedziałek nie ma już racji bytu. Lub zrezygnowałeś z jakiegoś projektu i możesz usunąć wszystkie zadania z nim związane.
  4. Upewnij się, że daty przy zadaniach są nadal aktualne. Zdarza się, że czasem coś się przesunie w kalendarzu.
  5. Zajrzyj do rzeczy na kiedyśtam. Czy ma sens, by nadal tam były? Może warto nadać czemuś konkretną datę?
  6. Rzuć okiem na swój plan na kolejny tydzień (ja swój tygodniowy przegląd robię w każdą niedzielę), by być przygotowanym na nadchodzące dni.

Gdzie w tym miejsce na finanse?

Jeśli czytasz to i zastanawiasz się co zarządzanie zadaniami robi na blogu z finansami w nazwie… to śpieszę z odpowiedzią.

Zarządzanie domowym budżetem daje wiele okazji do ustawiania przypomnień. Termin spłaty rat kredytu lub karty kredytowej to pierwszy przykład. Nawet jeśli masz ustawioną automatyczną spłatę z ROR, warto mieć przypomnienie na dzień przed by sprawdzić, czy na koncie na pewno jest wystarczająca ilość środków na pokrycie spłaty. Podobnie z lokatami — przypomnienie o tym, by szukać najlepszego oprocentowania i założyć nową lokatę w dniu zapadalności starej pomoże ci zminimalizować czas, w którym pieniądze marnują się na ROR, i zmaksymalizować twój zysk.

Listy zakupów to kolejna rzecz, która może trafić do twojego systemu zarządzania zadaniami. Zobacz, dlaczego jestem fanem robienia zakupów z listą.

Wszystko pod kontrolą

Mając swoje zobowiązania zorganizowane czuję się dużo pewniej. Wiem, że o niczym ważnym nie zapomnę i nie zawiodę ludzi, którzy na mnie polegają. Na tyle, na ile to możliwe, mam rzeczy pod kontrolą.

Jednocześnie, trzymam w głowie tylko te informacje i te przypomnienia, które są akurat w tym momencie istotne. Zostawia mi to dużo wolnej “mentalnej przestrzeni”— a ta jest mi potrzebna do rozwiązywania codziennych problemów w pracy i choćby do pisania artykułów takich jak ten.

No i mam tu już ponad 1,500 słów, a to dopiero wierzchołek góry lodowej. Nie bez powodu na temat produktywności powstało mnóstwo książek i kursów.

Jest w tym temacie mnóstwo niuansów, których tu nie poruszyłem. Tagi, konteksty, rodzaje aplikacji, zarządzanie nie tylko zadaniami ale też całymi projektami, współpraca listy zadań z kalendarzem i masa innych. Sam mógłbym napisać całą serię artykułów, w tym porady, recenzje aplikacji, a także konkretny workflow z moimi ulubionymi programami.

Siedzę w tym już od jakiegoś czasu, wypróbowałem też najlepsze dostępne aplikacje to-do. Jeżeli ten wstęp do tematu produktywności był dla ciebie przydatny, to daj mi proszę znać w komentarzu. Będzie to dla mnie sygnał, że warto bym pisał o tym częściej. Dzięki!


  1. Może nie tyle “własny” system, co dokonałem modyfikacji istniejących pod własne potrzeby ↩︎

Podobał Ci się ten artykuł?

Zapisz się na newsletter aby otrzymywać dodatkowe materiały i nowe artykuły na swój email. Żadnego spamu.

Na początek dostaniesz ode mnie:

- szablon budżetu domowego w Excelu
- przydatne arkusze Excel do obliczania m.in. własnego wskaźnika inflacji czy oszczędności z przesiadki z samochodu na rower
- wzory wniosków o zamknięcie konta w popularnych polskich bankach

Zapisz się — wystarczy email:

Zobacz przykładowy email

Reader Interactions

Komentarze

  1. endru098 napisał

    6 listopada 2019 o 12:52

    Jakiej aplikacji używasz?
    Things?
    Czy coś innego? Może za mało dokładnie przeczytałem. Z gory przepraszam .

    Odpowiedz
    • Krzysztof Sobolewski napisał

      6 listopada 2019 o 13:18

      To jest wbrew pozorom bardzo trudne pytanie! Obecnie korzystam z Things — ale od czasu do czasu coś mnie podkusi by przenieść się do systemowych Przypomnień. Zazwyczaj wytrzymuję kilka tygodni i ostatecznie wracam do Things 😉

      Odpowiedz
  2. acbiznes.pl napisał

    6 listopada 2019 o 14:46

    Spróbuj todoist

    Odpowiedz
    • Krzysztof Sobolewski napisał

      7 listopada 2019 o 05:54

      Próbowałem korzystać z Todoist jakiś czas temu, ale mi nie podpasował

      Odpowiedz
  3. Bogusz napisał

    6 listopada 2019 o 15:29

    Mamy podobne podejście :) ja korzystam z Wunderlist który mam na komórce, laptopie i żona też ma (jedno konto żebyśmy nie współdzieli list tylko oboje mamy dostęp do całości).
    Tam jest lista zakupów którą oboje uzupełniamy (wtedy jak ja jestem w sklepie to kupię to co ona chce), dwie listy z naszymi imionami gdzie tworzymy swoje podlisty (ja mam na każdy dzień tygodnia zadania plus masę pomysłów i kwestii do poruszenia) no i wspólne listy typu checklist żeby nic nie zapomnieć przed wyjazdem (jak raz w słonecznym mieście musisz kupić okulary przeciwsłoneczne mimo posiadania 5 par w domu to doceniasz taką listę) czy co trzeba ogarnąć w tej czy innej sprawie np ślub…

    Odpowiedz
    • Krzysztof Sobolewski napisał

      7 listopada 2019 o 06:03

      Ach, gdyby tylko moja żona była tak otwarta na temat przypomnień i list rzeczy do zrobienia 😉 Nie jest, więc lista wspólnych/„domowych” to-do znajduje się wyłącznie u mnie. Za to dzięki temu nie mam problemu, by trzymać się Things, które niestety nie ma opcji współdzielenia zadań między kontami (deal-breaker dla niektórych)

      Odpowiedz
  4. Jakub napisał

    6 listopada 2019 o 19:05

    U mnie sprawdza się Nozbe choć zanim się do niego przekonałem była zwykła lista to do robiona w notatniku telefonu :)

    Odpowiedz
    • Krzysztof Sobolewski napisał

      7 listopada 2019 o 05:57

      O! Nozbe to jedna z tych aplikacji, których nie miałem okazji wypróbować. Za to słyszę o niej dość często (pewnie dlatego, że CEO Nozbe pojawia się regularnie w różnych podcastach ;) ). Jak się u Ciebie sprawdza ten program?

      Odpowiedz
      • Jakub napisał

        7 listopada 2019 o 07:04

        Właśnie tak trafiłem na tą aplikacje – chyba 2 albo 3 podcasty pod rząd mi się trafiły z Michałem Śliwińskim. Z początku się od niej odbiłem, bo podchodziłem jak do typowej listy to do. Dopiero po jakimś czasie i chyba kilku filmikach na YT zacząłem z niej korzystać, jak należy. Muszę przyznać, że nawet w darmowej wersji się sprawdza i ułatwia zarządzanie zadaniami. Także polecam przetestować :)

      • Krzysztof Sobolewski napisał

        7 listopada 2019 o 13:21

        Przetestowałbym, ale powstrzymuje mnie żółta karteczka, którą sobie jakiś czas temu przypiąłem. Mam na niej napisane, bym trzymał się Things i nie zmieniał już na nic innego bo to strata czasu i zawsze wracam po tygodniu-dwóch od przeniesienia swojego systemu w nowe miejsce 😉

        Chociaż pewnie kiedyś z ciekawości zainstaluję 😉

  5. endru098 napisał

    6 listopada 2019 o 20:44

    Dzięki chłopaki :) zainstalowałem ponownie te aplikacje: Wunderlist (kiedyś miałem, jeszcze przed zakupem przez MS), Todoist i To Do MS.
    Na pierwszy rzut oka Todoist jest najbardziej funkcjonalny ale to do Wunderlist mam sentyment :)
    Zobaczymy co zostanie :)

    Odpowiedz
    • Krzysztof Sobolewski napisał

      7 listopada 2019 o 05:58

      To Microsoft nadal nie dał rady przenieść pełnej funkcjonalności Wunderlist do To-do? Ile to już lat… 🙄

      Odpowiedz
  6. Karol Bocian napisał

    7 listopada 2019 o 07:14

    Hej, fajny artykuł. Również korzystam z list z zadaniami. Przeszedłem już przez kilka aplikacji i obecnie korzystam z aplikacji Asana. Używam w niej dwóch opcji: zwykłej listy z zadaniami oraz tablicy kanbanowej (dla niektórych projektów). Asana pozwala mi zrobić wiele zadań w wielu różnych obszarach (zdrowie, finanse, mieszkanie, etc.), a potem wyświetlić je wszystkie na jednej liście zadań przypisanych do mnie posortowanych po dacie do wykonania. Niektóre projekty robię z pomocą Asany na innym koncie. Naprawdę polecam ten program (Nozbe jest płatny, Asana jest darmowa).

    Napisałem kiedyś post o Asanie:
    https://kierownikprojektu.com/2018/06/15/asana-program-do-zarzadzania-projektami/
    oraz moją historię jak do niej migrowałem:
    https://kierownikprojektu.com/2018/05/17/migracja-do-asany/

    Pozdrawiam serdecznie

    Odpowiedz
    • Krzysztof Sobolewski napisał

      7 listopada 2019 o 13:23

      Dzięki za linki! Dodałem sobie do Instapaper – zawsze jestem ciekaw jak inni zaprojektowali swoje systemy do zarządzania zadaniami 🙂

      Odpowiedz
  7. Tomaszz napisał

    8 listopada 2019 o 18:00

    Ja od 3 lat korzystam z Things na iPhonie i Macu. Wczesniej korzystalem z reminder na ios/mac – super dziala z siri, ale byla to dosc przestarzala aplikacja. Things uwielbiam za prostote i ladny layout. Rano az sie chcetam zajrzec :) Do zwyklych „domowych” projektow jest to chyba najlepsza i najladniejsza aplikacja. Nozbe, uzywalem, ale jest dosc droga, graficznie przecietna, pewnie sie sprawdza dla „super CEO”, dla zwyklego, domowego uzytkownika Things jest super i jest warte swojej ceny- platne jednorazowo, nie ma na szczescie abonamentu. Czasami tez mnie kusi do powrotu do reminders, zwlasza po niedawnym update…

    Odpowiedz
    • Krzysztof Sobolewski napisał

      17 listopada 2019 o 07:29

      Mam tak samo z Things! Czasem aż po prostu przyjemnie tam zajrzeć — nawet mimo tego, że wisi tam lista obowiązków i rzeczy do zrobienia 🙂

      Odpowiedz
  8. Michał Pakuła napisał

    26 listopada 2019 o 10:48

    Warto mieć w zanadrzu jakąś sprawdzoną aplikację, która przypomni nam o ważnych sprawach. Jak bardzo jest mi potrzebna przekonałem się chyba najbardziej gdy kupowałem mieszkanie a potem trzeba było ogarnąć te wszystkie rzeczy związane z jego wykończeniem..

    Odpowiedz
  9. Weronika Wiszniewska napisał

    4 grudnia 2019 o 13:35

    Bardzo fajny wpis. Ja aktualnie używam aplikacji Todoist. Sprawnie pomaga mi ogarnąć obowiązki związane z uczelnią i pracą dodatkową. Ale teraz mam ochotę wypróbować Things żeby sprawdzić czy bardziej polubię inny interfejs ;)

    Odpowiedz
    • Krzysztof Sobolewski napisał

      5 grudnia 2019 o 06:10

      Hej Weronika! Dzięki za komentarz 🙂 Jak masz Maka, to możesz pobrać wersję próbną Things (ze strony developera) i korzystać przez 15 dni za darmo. A interfejs jest naprawdę fantastyczny, aż przyjemnie się te wszystkie zadania odhacza 😉

      Odpowiedz

Dołącz do dyskusji Cancel reply

Pierwszy Sidebar

zdjęcie autora

Cześć! Jestem Krzysztof.

Prowadzę Metafinanse od 2009 roku i pokazuję tu jak oszczędzać pieniądze, zarządzać domowym budżetem i wychodzić z długów.

Metafinanse zostały docenione przez magazyn Press jako „jeden z tych blogów, które naprawdę dostarczają praktycznej pomocy w finansach osobistych” oraz serwis Bankier.pl, według którego Metafinanse to „znakomite miejsce dla osób, które chcą zacząć efektywnie oszczędzać, lepiej monitorować swoje wydatki czy rozpocząć przygodę ze światem inwestycji”.

Jeśli szukasz pomocy w osiągnięciu równowagi finansowej, to jesteś w dobrym miejscu.

Zostań swoim własnym doradcą finansowym — za darmo

Już 1 601 osób wzięło sprawy w swoje ręce i polepsza własną sytuację finansową korzystając z:

- szablonu budżetu domowego w Excelu
- rocznego planu finansowego
- arkuszy Excel do obliczania własnego wskaźnika inflacji i oszczędności z przesiadki z samochodu na rower
- wzorów wniosków o zamknięcie konta w popularnych polskich bankach
- nowych porad z bloga

Zapisz się i otrzymaj materiały, które pomogą ci zadbać o własne finanse:

Nigdy nie wysyłam spamu! → Zobacz przykładowy newsletter

Dołącz do społeczności

→ Twitter (749)

→ Facebook (2503)

→ Instagram

→ Pinterest

→ RSS

Szanuję Twoją prywatność

Na Metafinansach nie zbieram żadnych danych o użytkownikach -- poza natywnymi statystykami odwiedzin WordPressa. Te gromadzone są jedynie w zagregowanej formie i nie pozwalają na przypisanie żadnych danych do konkretnych Czytelników.

Mój newsletter nie zawiera kodów śledzących i nie zbiera informacji o tym, czy otwierasz maile ode mnie i czy kilkasz w moje linki.

Polityka prywatności i cookies

Nota prawna

Treści zawarte w blogu są wyłącznie wyrazem osobistych poglądów autora i nie stanowią "rekomendacji" w rozumieniu przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 października 2005 r. w sprawie informacji stanowiących rekomendacje dotyczące instrumentów finansowych, lub ich emitentów (Dz. U. z 2005 r. Nr 206, poz. 1715).

Copyright © 2021 Krzysztof Sobolewski